El archivo municipal es el conjunto de documentos generados y recibidos por las diversas dependencias de la administración pública municipal en el ejercicio diario de sus funciones, que se concentran, conservan y custodian por constituir información de tipo oficial.
Por tanto, representa la concentración de los testimonios de la acción cotidiana política y administrativa del gobierno municipal.
La función de la administración de los archivos municipales es importante y debe ser tomada en cuenta por las autoridades municipales porque solo así podrá:
- Concentrar ordenadamente la información generada y recibida por las diversas dependencias de la administración pública municipal.
- Clasificar y conservar los expedientes.
- Conocer el contenido de la información, cantidades, fechas y su localización.
- Evitar un crecimiento irracional de la información documental de la administración pública municipal.
- Avalar legalmente la gestión gubernamental del ayuntamiento ante otras autoridades.
- Facilitar la consulta del material del archivo general de las dependencias municipales.
Existen tres tipos de archivo dentro de la administración pública municipal, que funcionan de acuerdo con las etapas por la que atraviesa un documento (Ciclo Vital de la Documentación), desde que ingresa hasta que se guarda permanentemente. Estos son: el administrativo (trámite), el de concentración y el histórico.
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MISIÓN
Impulsar la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de las Unidades Administrativas del ayuntamiento de Santa María del Oro y fomentar la difusión de su patrimonio documental, con el propósito de coadyuvar al fortalecimiento de las acciones de transparencia gubernamental y rendición de cuentas, de promoción de la democracia y de protección de los derechos humanos de acceso a la información y de protección de datos personales, así como del derecho a la verdad y a la memoria.
